Si d’aucuns parlent de réforme de Qualiopi, en tout cas, il incombe à chacun d’intégrer au mieux les modifications apportées par l’arrêté du 31 mai 2023. Si quelques nouveautés étaient en vigueur dès le 9 juin 2023, les nouvelles dispositions sont intégralement entrées en vigueur depuis le 1er septembre 2023.
Désormais, aux fins d’homogénéiser les pratiques de tout intervenant dans un audit de certification Qualiopi, des nouveautés majeures sont à relever. Renvoyant chacun à la lecture in extenso du texte, Hofi Cert. vous propose ci-après une synthèse.
L’audit initial
Déclaration sur l’honneur :
Parmi les documents à présenter avant l’audit initial, l’OF à auditer doit dorénavant inclure une déclaration sur l’honneur datée et attestant qu’il n’a pas contracté avec un autre certificateur.
L’OF doit également certifier dans cette déclaration qu’il ne fait pas l’objet d’un refus ou d’un retrait de certification de moins de 3 mois.
La sanction d’une fausse déclaration, est tout simplement un refus Qualiopi.
Échantillonnage :
Lors de l’audit initial, l’auditeur doit veiller à ce que l’échantillonnage qu’il retient soit impérativement représentatif de l’activité de l’OF. Ledit échantillonnage retenu n’a pas à être communiqué avant cet audit initial.
Aménagement de la durée d’audit :
Les nouvelles dispositions permettent à l’auditeur de modifier la durée d’audit initialement prévue, s’il identifie de nouveaux éléments.
Précision de l’échantillonnage dans le rapport d’audit :
Au terme de l’audit initial, l’OC doit mentionner dans son rapport d’audit l’échantillonnage des actions effectuées par catégorie d’action.
L’audit de surveillance
L’OC doit s’assurer de la mise à jour des informations administratives de l’OF. Dans ce sens, il doit recueillir les coordonnées du dirigeant, l’organigramme à jour de la structure et l’adresse où l’organisme est établi.
L’OC demande également une description des activités de formation de l’OF et son dernier bilan pédagogique et financier (BPF).
En ce qui concerne les indicateurs à auditer, l’OC n’auditera plus tous les indicateurs. Toutefois, l’OC examinera au minimum les indicateurs suivants :
- Les non-conformités constatées lors de l’audit initial,
- Les indicateurs ouvrant à des non-conformités majeures
- Les indicateurs 1,17,19
- Les indicateurs 14,15, 20 et 29 pour les Centres de Formation d’Apprentis (CFA)
- Les indicateurs non audités pour les OF ayant bénéficié de conditions aménagées lors de l’audit initial.
L’audit de renouvellement
Un tel audit doit être fixé au moins 4 mois avant la date d’échéance définitive du certificat. Cela se comprend dès lors qu’il faut 3 mois à un OF pour traiter les éventuelles non-conformités majeures constatées pendant l’audit et 1 mois maximum à l’OC pour les traiter.
Comme vu plus haut, quand l’OF entend transférer son certificat d’un OC vers un autre à l’occasion du renouvellement de sa certification Qualiopi, il doit formuler une déclaration sur l’honneur indiquant qu’il n’a pas conclu de contrat avec un autre OC et en précisant la date d’expiration de son certificat actuel.
L’audit d’extension
L’OF qui a obtenu sa certification Qualiopi pour certaines actions et qui a ensuite élargi le périmètre de ses actions doit passer par un audit d’extension pour conserver son certificat Qualiopi. Il doit fournir son dernier BPF pour demander cette extension.
Pour les organismes multi-sites, l’échantillonnage d’une telle demande d’extension, comme l’ajout de nouveaux sites au certificat Qualiopi, sera effectuée sur les sites concernés.
L’affichage du certificat et de la marque Qualiopi
Les nouvelles dispositions précisent les modalités d’affichage de la marque Qualiopi.
L’OC doit systématiquement vérifier que le Numéro d’enregistrement de la déclaration d’activité de l’OF est valide (data.gouv.fr).
Le certificat Qualiopi doit inclure la référence du programme de certification, l’adresse du certificateur ainsi que son numéro SIREN.
L’OF est dorénavant tenu d’afficher son certificat Qualiopi en ses locaux et sur son site web. A défaut, il est tenu de produire une copie dudit certificat à tout client qui en ferait la demande. Il s’agit là d’un point important qui peut donner lieu, en cas de défaillance, à une non-conformité majeure lors de l’audit de suivi.
Quid des non-conformités
Il relève des dispositions de l’arrêté du 6 juin 2019 que les indicateurs 4, 5, 6, 7, 10, 11, 14, 15, 16, 20, 21, 22, 26, 27, 29, 31 et 32, ne peuvent entraîner que des non-conformités majeures.
En ce qui concerne le traitement des non-conformités majeures lors de l’audit initial, dans ce cas, L’OF dispose de 3 mois pour remédier à ce qui a été constaté. A défaut de mesures correctives, l’OF fait l’objet d’un refus Qualiopi et pendant au moins 3 mois, ne pourra demander une nouvelle certification.
Les nouveaux entrants
Une définition :
Selon l’arrêté du 31 mai 2023 un nouvel entrant désigne un prestataire d’actions contribuant au développement des compétences se trouvant soit dans sa première année d’activité, soit qui débute une activité dans une nouvelle catégorie d’actions, spécifique aux indicateurs de cette catégorie.
Harmonisation du traitement des indicateurs spécifiques aux nouveaux entrants :
On relève dans les nouvelles dispositions que pour chaque indicateur concerné par des aménagements spécifiques, l’arrêté précise que l’organisme certificateur vérifiera la formalisation du processus lors de l’audit initial, tandis que la mise en œuvre effective de l’indicateur par l’organisme audité sera vérifiée lors de l’audit de surveillance. Cette mesure permet d’assurer une cohérence dans le traitement de ces indicateurs pour les nouveaux entrants.
Allongement de la durée de l’audit de surveillance :
L’arrêté du 31 mai 2023 dispose que pour les organismes audités en tant que nouveaux entrants lors de l’audit initial, la durée de l’audit de surveillance prévue à l’article 4 est prolongée d’une demi-journée. Une telle mesure tend à permettre la vérification des indicateurs dont la mise en œuvre effective est auditée lors de l’audit de surveillance. Il s’agit de permettre d’examiner en détail les indicateurs spécifiques lors de l’audit de surveillance.
Les organismes multi-sites
Un OF peut ajouter de nouveaux sites à sa certification. L’OC retiendra alors un échantillonnage des sites à auditer. En plus de l’audit des nouveaux sites, l’OC devra également auditer la fonction centrale de l’OF.
Si l’OF entreprend une nouvelle catégorie d’actions sur l’ensemble de ses sites ou sur une partie d’entre eux, il doit soumettre une demande d’extension pour cette catégorie. Les nouveaux sites seront inclus dans l’échantillonnage des sites à auditer.
Un OF certifié pour un seul site et souhaitant étendre son activité à d’autres sites, doit réaliser un nouvel audit et conclure un nouveau contrat avec son OC.
Cette mise en application du décret du 31 mai 2023 est une introduction à la nouvelle version du référentiel Qualiopi prochainement attendu. Un sujet à suivre ensemble.
